Diligencias en el procedimiento de comprobación: qué valor tienen

Cuando la Agencia Tributaria inicia un procedimiento de comprobación sobre el Impuesto sobre Sociedades de una empresa, buena parte de la interacción con el contribuyente queda documentada a través de las llamadas diligencias. Entender el valor de las diligencias procedimiento comprobación es esencial para cualquier administrador o director financiero que se vea inmerso en una revisión fiscal, porque de su contenido y de cómo se redactan pueden depender, más adelante, tanto la liquidación final como la eventual sanción.

Qué es una diligencia y para qué sirve

La diligencia es el documento público que extiende un actuario de la Administración tributaria para dejar constancia de hechos, manifestaciones y circunstancias que tienen relevancia para el procedimiento. No es una liquidación ni una propuesta de regularización: es, ante todo, un instrumento de constatación. En ella se recogen, por ejemplo, la aportación de documentación por parte del obligado tributario, las manifestaciones que este realiza sobre determinadas operaciones, o el resultado de un examen de libros contables realizado en las oficinas de la empresa.

A diferencia de las actas, que sí incorporan una propuesta de regularización tributaria, las diligencias en el procedimiento de comprobación tienen una función esencialmente descriptiva. Sin embargo, esa naturaleza aparentemente neutra no debe llevar a subestimar su importancia: lo que queda escrito en una diligencia puede convertirse, meses después, en la prueba principal que sustente una regularización del Impuesto sobre Sociedades.

El valor probatorio de las diligencias

La normativa tributaria atribuye a las diligencias la condición de documentos públicos, lo que implica una presunción de veracidad sobre los hechos que en ellas se recogen, salvo prueba en contrario. Esto tiene consecuencias prácticas muy relevantes:

• Si en una diligencia se hace constar que la empresa manifestó determinada circunstancia (por ejemplo, que un gasto corresponde a una operación con una entidad vinculada), esa manifestación podrá utilizarse posteriormente como fundamento de la regularización.
• Los hechos consignados por el actuario, como la existencia o ausencia de determinada documentación en el momento de la visita, gozan de una fuerza probatoria reforzada.
• Las valoraciones jurídicas que pueda incluir el actuario en la diligencia, en cambio, no gozan de esa misma presunción, ya que no son «hechos» sino interpretaciones normativas discutibles.

Por ello, distinguir entre lo que es un hecho objetivo y lo que es una valoración o interpretación del inspector resulta clave a la hora de preparar cualquier alegación posterior.

Tipos de diligencias más habituales en la comprobación del Impuesto sobre Sociedades

Diligencias de constancia de hechos

Recogen circunstancias objetivas: qué documentos se han aportado, qué manifestaciones ha realizado el representante de la empresa, o el resultado de comprobaciones físicas o contables.

Diligencias de requerimiento de información

Formalizan la petición de documentación adicional, estableciendo un plazo para su aportación. No aportar lo requerido en plazo puede tener consecuencias, incluida la apertura de expedientes sancionadores autónomos.

Diligencias de manifestaciones

Recogen literalmente lo que el obligado tributario o su representante declaran ante el actuario. Es aquí donde conviene extremar la prudencia: una manifestación imprecisa o mal formulada puede condicionar la interpretación posterior de toda la operación.

Buenas prácticas para la empresa durante la firma de diligencias

La firma de una diligencia no equivale a estar de acuerdo con su contenido, sino a reconocer que se ha estado presente en el acto y que se ha recibido el documento. Aun así, conviene seguir algunas pautas:

• Leer detenidamente el contenido antes de firmar y solicitar aclaraciones si алгo no refleja fielmente lo ocurrido.
• Hacer constar expresamente cualquier discrepancia mediante una manifestación propia incorporada a la misma diligencia.
• Evitar improvisar respuestas técnicas complejas sin el respaldo de un asesor, especialmente en materias sensibles como operaciones vinculadas, deducciones o bases imponibles negativas.
• Conservar copia de todas las diligencias firmadas y de la documentación aportada, ordenada cronológicamente.

Qué ocurre cuando el contenido de una diligencia es erróneo

Si el contribuyente considera que una diligencia no refleja correctamente lo sucedido, puede y debe manifestarlo, bien en el propio momento de la firma, bien mediante un escrito posterior dirigido al órgano actuante. No hacerlo puede debilitar significativamente la posición de la empresa si, más adelante, se presentan alegaciones al acta o se interpone un recurso, porque la Administración argumentará que los hechos consignados no fueron cuestionados en su momento.

En procedimientos de comprobación que se prolongan en el tiempo, es habitual que se extiendan numerosas diligencias sucesivas. El seguimiento coordinado de todas ellas, con una visión de conjunto sobre la estrategia de defensa, marca a menudo la diferencia entre una regularización razonable y una liquidación desproporcionada, agravada además por sanciones o recargos.

Cuando la comprobación deriva en problemas de tesorería

No es infrecuente que una regularización del Impuesto sobre Sociedades, sumada a intereses de demora y sanciones, ponga en serias dificultades la tesorería de una pyme, especialmente cuando se acumulan varios ejercicios objeto de comprobación. En esos escenarios límite, cuando la deuda tributaria resultante compromete la viabilidad del negocio o incluso el patrimonio personal del administrador, conviene conocer también las vías de reestructuración de deudas disponibles: para valorar esta situación con rigor, ValiTax puede asesorar en materia de ley de segunda oportunidad, analizando si existe margen para exonerar o reestructurar el pasivo generado tras un procedimiento inspector especialmente gravoso.

Conclusión

Las diligencias procedimiento comprobación son mucho más que un trámite administrativo: constituyen la columna vertebral documental de cualquier actuación de la Agencia Tributaria sobre el Impuesto sobre Sociedades. Prestarles la atención debida, revisar su contenido con detalle y contar con asesoramiento especializado desde el primer requerimiento son las mejores garantías para que una comprobación tributaria no termine convirtiéndose en un problema mayor del que en un principio parecía.