Respuesta rápida: Los gastos deducibles VTC en el Impuesto sobre Sociedades son los que están contabilizados, justificados con factura, imputados al ejercicio y correlacionados con los ingresos: combustible, mantenimiento, seguros, renting, comisiones de plataforma y costes laborales. No son deducibles las multas y sanciones, y el uso mixto de vehículos suele regularizarse.
Una sociedad que explota licencias de vehículo de transporte con conductor soporta un volumen elevado de gastos operativos: combustible, mantenimiento, seguros, comisiones de plataforma y personal. La normativa fiscal no se limita a admitir esos gastos; exige justificarlos, relacionarlos con los ingresos y comprobar que ninguna norma los excluye. Los errores de este apartado son una de las causas más frecuentes de regularización en el sector.
Requisitos generales de deducibilidad en el Impuesto sobre Sociedades
La Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades no contiene una lista cerrada de gastos deducibles. Exige que el gasto esté contabilizado, que se impute al ejercicio al que corresponde, que esté justificado documentalmente y que guarde correlación con la obtención de ingresos. Además, no puede estar incluido entre los gastos que el art. 15 declara no deducibles. En una flota VTC esto obliga a llevar un control individual de cada vehículo, porque la Administración suele pedir el detalle de kilometraje, combustible y reparaciones por matrícula. La guía de gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades resume esos criterios con carácter general.
Principales gastos deducibles VTC
- Combustible y mantenimiento de la flota: son deducibles siempre que los vehículos estén afectos a la actividad de transporte.
- Cuotas de renting o leasing: el renting se deduce como gasto del ejercicio; en el leasing debe separarse la carga financiera de la recuperación del coste del bien, sujeta a límites.
- Comisiones de plataformas de intermediación: deducibles si están facturadas y corresponden a servicios efectivamente prestados.
- Seguros de responsabilidad civil y de daños de los vehículos: gasto vinculado a la explotación de la flota.
- Salarios y cotizaciones sociales de conductores y personal de gestión.
- Formación de los conductores exigida por la normativa de transporte, como los cursos de renovación.
- Licencias VTC: el importe satisfecho por su adquisición se amortiza cuando se reconoce como inmovilizado intangible.
En todos los casos conviene archivar la factura, el contrato y la prueba del pago, y mantener la conciliación con la contabilidad. Para los vehículos, el artículo sobre gastos de vehículos de empresa analiza los criterios de afectación.
Gastos que generan controversia con la AEAT
No todos los gastos habituales se aceptan sin discusión. Las dietas de conductores sin justificación suficiente, los gastos de limpieza sin factura y el uso mixto de vehículos entre la actividad y fines particulares son focos habituales de regularización. En el caso de las dietas, la Administración suele exigir el motivo del desplazamiento y su relación con el servicio. Las sanciones de tráfico, por su parte, no son deducibles según el art. 15 de la Ley del Impuesto, con independencia de que las abone la sociedad.
Otro punto de discusión son los gastos pagados a terceros que operan con la flota, como conductores autónomos o cooperativas. La Administración examina si la relación es real, si el precio pactado es el de mercado y si el servicio facturado se prestó. Cuando el tercero está vinculado con los socios o administradores, además, resulta de aplicación el régimen de operaciones vinculadas del art. 18 de la Ley del Impuesto, que exige valorar la operación a precio de mercado y documentarla.
Atenciones a clientes y gastos de representación
Las atenciones a clientes o proveedores son deducibles con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo. Es un límite que muchas sociedades del sector desconocen y que genera ajustes en el Modelo 200 cuando se supera.
Ejemplo práctico de un ajuste en el Modelo 200
Una sociedad con tres vehículos recibe un requerimiento sobre el ejercicio anterior. Entre sus gastos figuran las multas de dos conductores, abonadas por la empresa, y el combustible de un vehículo que el administrador utiliza también para uso particular. Las multas deben reflejarse como ajuste positivo, porque no son deducibles. El combustible del vehículo mixto solo será deducible si la sociedad puede probar la parte afecta a la actividad con registros de uso. Si no los tiene, la Administración puede eliminar el gasto completo. La documentación que debía existir antes del requerimiento se convierte en el elemento central de la defensa. El ejemplo es ilustrativo y no sustituye el análisis de cada caso.
La importancia de la trazabilidad documental
La correlación entre los ingresos y los gastos deducibles VTC exige registros individualizados por vehículo y por conductor, sobre todo cuando la flota se gestiona mediante contratos mercantiles con terceros o con cooperativas. Un sistema contable desordenado es la causa más habitual de que Hacienda rechace gastos que eran deducibles en origen, pero que no pudieron acreditarse durante la comprobación. Entre los documentos que conviene conservar figuran:
- El contrato de renting o el cuadro de amortización del leasing de cada vehículo.
- El detalle mensual de combustible y mantenimiento por matrícula.
- Las liquidaciones de las plataformas y las facturas de comisiones.
- Los justificantes de dietas, con la fecha, el motivo y el importe.
Si la inspección cuestiona el criterio aplicado, la defensa se apoya en estos soportes y, cuando la discusión es técnica, en un informe independiente. Para estos casos ValiTax ofrece la defensa pericial en inspecciones de la AEAT.
Revisión periódica del tratamiento fiscal de cada partida
La clasificación de los gastos de una flota VTC no es una decisión que se toma una sola vez. Cambian los contratos de renting, los acuerdos con las plataformas, la composición de la flota y los criterios administrativos. Una revisión de las partidas antes del cierre permite corregir a tiempo los errores. El asesoramiento fiscal para empresas de LRB incluye esa revisión previa. Las particularidades de los tipos de gravamen en empresas VTC completan el análisis de la base imponible.
Preguntas frecuentes sobre los gastos deducibles VTC
Debe estar contabilizado, imputado al ejercicio que corresponde, justificado con factura y relacionado con la obtención de ingresos. Además, no puede estar entre los gastos que el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades declara no deducibles. En una flota, esto exige un control individual por vehículo.
Sí, pero con un límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo. El exceso sobre ese límite no es deducible y debe ajustarse en el Modelo 200. Conviene conservar la factura y el motivo de cada atención.
La Administración suele regularizar los gastos de un vehículo de uso mixto si la sociedad no acredita la parte afecta a la actividad. Para evitarlo hay que documentar el uso con registros de trayectos y mantener separados los gastos de cada vehículo. Sin esa prueba, el gasto puede eliminarse por completo.
Sí, si están justificadas documentalmente: fecha, motivo del desplazamiento, importe y relación con el servicio. Las dietas sin soporte suficiente son un foco habitual de regularización. Conviene fijar una política escrita de dietas y archivar los justificantes junto con la liquidación del conductor.
Para revisar los gastos de su flota antes del cierre, puede escribir a Contacto@LRB.es o llamar al +34 684 234 831.