Entre todos los requisitos que debe cumplir un gasto para resultar fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades, hay uno que genera más discrepancias con la Agencia Tributaria que ningún otro: la necesidad de que el gasto esté relacionado con la obtención de ingresos. La correlación de ingresos y gastos es, en la práctica, el terreno donde más se libran las batallas entre contribuyentes e inspectores, precisamente porque no siempre es fácil demostrar de forma objetiva que un determinado gasto contribuyó, directa o indirectamente, a generar ingresos para la sociedad.
Qué exige la normativa
La Ley 27/2014 no exige expresamente en su articulado que todo gasto genere un ingreso inmediato y cuantificable, pero sí establece como requisito general que los gastos deducibles deben estar vinculados a la actividad económica de la entidad. De ahí se deriva el principio de correlación de ingresos y gastos, que los tribunales y la propia Administración han ido perfilando: un gasto es deducible cuando existe una relación, aunque sea indirecta o de carácter estratégico, con la actividad generadora de ingresos de la empresa, sin que sea necesario acreditar que ese gasto concreto produjo un ingreso específico y rastreable.
Por qué es el criterio más controvertido
La dificultad surge porque muchos gastos empresariales legítimos no generan un ingreso directo e inmediato, sino que responden a decisiones estratégicas, de representación, de formación o de expansión cuyo retorno es difuso o se produce a largo plazo. Los inspectores tienden a cuestionar especialmente:
- Gastos de representación y atenciones a clientes: comidas, regalos corporativos o eventos cuya vinculación con la actividad puede parecer razonable para la empresa, pero difícil de acreditar documentalmente ante Hacienda.
- Gastos de viaje y desplazamiento: especialmente cuando no existe una agenda detallada que justifique el propósito empresarial del viaje.
- Servicios de consultoría o asesoramiento estratégico: cuyo resultado tangible puede no materializarse en el mismo ejercicio, o incluso no materializarse nunca si el proyecto se descarta.
- Gastos de marketing y publicidad de largo recorrido: acciones de branding cuyo impacto en las ventas es difícil de cuantificar en el corto plazo.
Cómo reforzar la correlación de ingresos y gastos ante una comprobación
La mejor defensa frente a este tipo de cuestionamientos es la trazabilidad documental. No basta con contabilizar correctamente el gasto y disponer de la factura: conviene conservar toda evidencia adicional que acredite la conexión con la actividad económica, como correos electrónicos relacionados con la operación, actas de reuniones, informes de resultado de las acciones comerciales, contratos con clientes derivados de esas gestiones o cualquier documento que sitúe el gasto dentro de la estrategia empresarial de la sociedad. Cuanto más completo sea el expediente que respalda cada gasto relevante, menor será el riesgo de que Hacienda lo considere no deducible por falta de correlación.
La diferencia entre gasto necesario y gasto conveniente
Un matiz importante que conviene tener presente es que la jurisprudencia ha ido flexibilizando el criterio de «necesidad» del gasto, sustituyéndolo por uno más amplio de «conveniencia» o «utilidad» para la actividad. Esto significa que no es imprescindible demostrar que el gasto era estrictamente indispensable, sino que resultaba razonable dentro de la gestión ordinaria del negocio. Aun así, la Administración sigue exigiendo que exista una lógica empresarial clara detrás de cada partida relevante, especialmente cuando los importes son significativos o los gastos presentan alguna singularidad que llame la atención en una comprobación.
Consecuencias de no acreditar la correlación
Cuando la Agencia Tributaria concluye que un gasto no guarda relación con la actividad, procede a su regularización, lo que implica el incremento de la base imponible, la correspondiente cuota adicional a ingresar, los intereses de demora devengados desde el vencimiento del plazo voluntario, y, en función de la conducta del contribuyente, una posible sanción. Por eso, ante gastos de cierta relevancia cuya conexión con la actividad no sea evidente a simple vista, es recomendable anticiparse documentando con detalle el porqué de cada decisión.
El valor de contar con asesoramiento especializado
Dado que la correlación de ingresos y gastos es un criterio interpretativo y no una regla matemática, contar con un buen asesoramiento resulta determinante tanto para diseñar correctamente la política de gastos de la empresa como para defenderla ante una eventual comprobación. Una asesoría fiscal para pymes como la de LRB Tax & Legal puede ayudar a establecer protocolos internos de documentación que refuercen la deducibilidad de los gastos desde el momento en que se generan, evitando así discusiones costosas años después.
Conclusión
La correlación de ingresos y gastos seguirá siendo, previsiblemente, uno de los focos principales de discusión entre contribuyentes y Hacienda, precisamente porque exige un juicio de valor sobre la conexión entre cada gasto y la actividad empresarial. Documentar adecuadamente esa conexión desde el origen, sin esperar a que llegue una comprobación, es la mejor estrategia para que la empresa pueda defender con solidez la deducibilidad de sus gastos.