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Gastos deducibles en el Impuesto sobre Sociedades
La ley no contiene una lista de gastos deducibles. Contiene una lista de no deducibles y un principio: es deducible todo gasto contabilizado, devengado, justificado y correlacionado con los ingresos, que no esté expresamente excluido. Los cuatro requisitos se exigen a la vez, y en una comprobación se revisan los cuatro.
Los cuatro requisitos
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Inscripción contable
El gasto debe estar registrado en la cuenta de pérdidas y ganancias o, cuando la norma lo prevea, en una cuenta de reservas. Sin contabilización no hay deducción, salvo los supuestos de libertad de amortización.
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Imputación temporal
Debe imputarse al ejercicio de su devengo, con la excepción prevista para los gastos contabilizados en un período posterior si de ello no deriva una menor tributación.
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Justificación documental
Factura completa que cumpla el Reglamento de facturación y, cuando proceda, contrato, presupuesto o documento equivalente. La factura acredita el importe; no acredita por sí sola la realidad de la operación.
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Correlación con los ingresos
El gasto debe estar vinculado a la obtención de ingresos de la actividad. Es el requisito menos formal y el más discutido: donde no hay correlación, la Administración califica el gasto como liberalidad o como gasto ajeno a la actividad.
La factura prueba el importe, no la realidad ni la correlación. En una comprobación se pide el entregable: el contrato, el informe recibido, los correos, el parte de horas, el resultado del servicio. Quien solo tiene factura suele perder el gasto y, además, discutir la sanción.
La carga de la prueba
Corresponde al contribuyente acreditar los hechos constitutivos del derecho que pretende hacer valer, y la deducción de un gasto lo es. Esto significa que no basta con que la Administración no pueda probar que el gasto es falso: hay que probar que es real, que responde a la actividad y que se ha satisfecho.
La consecuencia práctica es que la prueba se construye antes, no cuando llega el requerimiento. Un contrato de servicios firmado, con objeto definido y entregables identificados, vale más que veinte páginas de alegaciones escritas tres años después.
Los gastos que más se comprueban
| Gasto | Situación habitual | Qué decide el caso |
|---|---|---|
| Vehículos | Condicionado | Prueba de la afectación exclusiva a la actividad |
| Viajes y dietas | Condicionado | Relación con clientes o proyectos concretos |
| Atenciones a clientes | Condicionado | Límite del 1 % de la cifra de negocios |
| Retribución del administrador | Condicionado | Previsión estatutaria y acuerdo social |
| Servicios de sociedades vinculadas | Condicionado | Realidad del servicio y valor de mercado |
| Suministros de inmuebles de uso mixto | Condicionado | Criterio de reparto razonable y documentado |
| Multas, sanciones y recargos | No deducible | Exclusión expresa del artículo 15 |
| Donativos y liberalidades | No deducible | Salvo los supuestos exceptuados por la propia ley |
| El propio Impuesto sobre Sociedades | No deducible | Exclusión expresa |
Gastos ordinarios que rara vez plantean problema
Conviene no perder de vista que la inmensa mayoría de los gastos de una sociedad son pacíficos: compras y consumos, sueldos y salarios, Seguridad Social a cargo de la empresa, alquiler del local de actividad, suministros del local, servicios profesionales con contrato y entregable, seguros de la actividad, tributos no estatales, publicidad, transportes, reparaciones y conservación, y gastos financieros dentro del límite del artículo 16.
El problema no está en el catálogo, sino en los tres o cuatro conceptos donde el gasto de la sociedad y el consumo del socio se confunden. Ahí es donde conviene ser especialmente riguroso.
Cómo blindar un gasto
- Contrato escrito cuando el servicio no es evidente por su naturaleza.
- Factura completa con descripción específica —«servicios profesionales» no describe nada.
- Pago por medios bancarios trazables, nunca en efectivo por encima de los límites legales.
- Entregable conservado: informe, proyecto, correo de aceptación, acta.
- Coherencia con el resto de la contabilidad: un gasto de publicidad sin ingresos que lo acompañen llama la atención.
- Si el proveedor es una parte vinculada, documentación de operaciones vinculadas preparada.
Gastos deducibles
¿Es deducible la comida con un cliente?
Como atención a clientes, sí, pero con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período. El exceso es gasto no deducible. Además conviene identificar al cliente y la operación relacionada: sin esa correlación, la Administración lo trata como liberalidad y no como atención.
¿Puede la sociedad deducir el alquiler de la vivienda del administrador?
Solo si responde a una retribución en especie correctamente valorada, documentada e imputada, con su correspondiente ingreso a cuenta y su reflejo en la nómina. Como gasto sin más, es un gasto ajeno a la actividad y su deducción es indefendible, con riesgo añadido de calificación como retribución de fondos propios.
¿Y los gastos anteriores a la constitución de la sociedad?
Los gastos de constitución y de primer establecimiento son deducibles conforme a su tratamiento contable. Los realizados por los socios antes de la constitución solo pueden imputarse a la sociedad si se asumen formalmente en la escritura o mediante acuerdo posterior, y siempre con factura a nombre de la sociedad cuando sea posible.
¿La Administración puede negar un gasto solo por ser elevado?
No por su cuantía en sí, pero un gasto desproporcionado respecto de la actividad es un indicio que activa la comprobación de su realidad y de su correlación. Si además el proveedor es una parte vinculada, entra en juego la valoración a mercado del artículo 18, que sí permite corregir el importe.
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Aviso. Este contenido es informativo y refleja la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, su Reglamento y el criterio administrativo vigentes en la fecha de su última revisión. Los tipos de gravamen, límites, umbrales, porcentajes de deducción e incentivos se modifican con frecuencia —y varios están en aplicación gradual a lo largo de distintos ejercicios—, por lo que conviene verificar siempre la redacción aplicable al período impositivo que se declara. Este sitio no está vinculado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria ni sustituye al asesoramiento profesional sobre un caso concreto. Para una respuesta sobre su sociedad, escríbanos a Contacto@LRB.es.
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